Bien organiser son transfert d'entreprise

Le déménagement d'une société ne s'improvise pas. La préparation commence au moins 6 mois avant le jour J. Les formalités et démarches à faire exigent une organisation sans faille.

6 mois avant le déménagement de la société

Donnez votre préavis au propriétaire des locaux actuels.
Préparez la tenue d'une Assemblée générale extraordinaire qui validera le transfert de siège social.
Etudiez en détail les futurs locaux : câblage, climatisation, travaux…
Choisissez et commandez le nouveau mobilier.
Faites un cahier des charges du déménagement.

3 mois avant le transfert de l'entreprise

Demandez des devis aux prestataires en déménagement.
Communiquez auprès des salariés sur le déménagement.
Etablissez le plan de prévention ou le protocole de sécurité du déménagement.
Contactez le Centre de formalités des entreprises sur www.cfenet.cci.fr et fournissez les pièces justificatives demandées. Il se chargera de faire le changement d'adresse auprès des administrations.
Contactez des imprimeurs pour obtenir des devis afin de changer tous les papiers à en-tête, cartes de visites…
Désignez des correspondants déménagement dans chaque service.
Contactez les entreprises, demandez des devis et donnez les ordres de services pour les travaux dans les futurs locaux.

1 mois avant le transfert de l'entreprise

Lancez le tri et l'étiquetage des affaires.
Faites l'installation de la nouvelle ligne de téléphone.
Faites modifier les certificats d'immatriculation de votre parc automobile.
Programmez les états des lieux d'entrée et de sortie.
Faites vous-même les changements d'adresse : banque, clients, fournisseurs, prestataires, assurance, immatriculation des véhicules, abonnements…
Publiez 2 avis de transfert de siège social dans un journal d'annonces légales du lieu du nouveau siège (1 seul avis si vous déménagez dans le même département).
Souscrivez un contrat de réexpédition du courrier auprès de La Poste.

10 jours avant le déménagement de la société

Distribuez des feuilles de route individuelles : qui fait quoi, consignes d'arrivée, emplacement du bureau, lieux de parking, de restauration, transports en commun…
Préparer le transfert informatique.

La veille et le jour du déménagement de la société

Faites faire un grand ménage dans les 2 locaux (de départ et d'arrivée).
Mettez en place un correspondant unique pour tous les petits tracas de l'arrivée : carton perdu, ordinateur ou téléphone qui ne fonctionne pas…